Organiser une course, ce n’est pas seulement tracer un parcours et acheter des dossards. C’est une suite de décisions dont certaines se prennent des mois à l’avance, et dont l’oubli se paie le jour J. Voici la liste que nous aurions aimé avoir la première fois.
Six à douze mois avant
- La date. Vérifiez qu’aucune épreuve concurrente n’a lieu le même week-end dans votre secteur. Un beau parcours un mauvais dimanche, c’est cent partants au lieu de quatre cents.
- Les autorisations. Mairie, préfecture si vous traversez des routes, propriétaires fonciers si vous passez sur des terrains privés. C’est le poste qui prend le plus de temps et qui ne se rattrape pas.
- L’affiliation. Souhaitez-vous une épreuve labellisée par une fédération (FFA, FFC, FFTRI) ? Cela conditionne le chronométrage, les catégories et la transmission des résultats.
- L’assurance. Responsabilité civile organisateur, obligatoire.
Trois à six mois avant
- Ouvrez les inscriptions. Tôt. Une inscription précoce est une trésorerie précoce, et elle vous dit si votre communication fonctionne.
- Fixez vos tarifs et vos parcours. Distances, dénivelés, heures de départ, limites de participants.
- Choisissez votre chronométrage. Puce électronique, points de contrôle intermédiaires, écran d’arrivée : cela dépend de vos distances et de votre budget.
- Recrutez vos bénévoles. Comptez un signaleur par point dangereux, et davantage que vous ne le pensez.
Le mois qui précède
- Vérifiez la conformité des inscrits : PPS ou licence pour chacun.
- Commandez les dossards une fois vos effectifs stabilisés.
- Balisez et reconnaissez le parcours en entier, à pied.
- Prévoyez le ravitaillement, les secours, le plan de circulation.
Le jour J
- Ouvrez le retrait des dossards largement en avance : c’est là que se créent les bouchons.
- Un départ, ça se donne à l’heure. Les coureurs le pardonnent mal.
- Affichez les résultats vite. C’est ce dont on se souvient en repartant.
Après
Publiez les classements le jour même, envoyez-les aux participants, remerciez vos bénévoles. Et notez, tant que c’est frais, ce qui n’a pas marché : c’est le brouillon de l’édition suivante.
Vous préparez votre première épreuve ? Dites-nous où vous en êtes, nous avons probablement déjà rencontré votre problème.